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詳しい事ほど絞れない

kuwashii_kotohodo.jpg

 

仙台でコーチングの仕事をしている笹崎です。

 

先に終了した「技術としくみの博学講座」(第3回半導体の話)で、
講師を務めて下さったカッチンさんが、
ご自身のブログに講師としての感想を書いてくれました。
http://ameblo.jp/coachblog/entry-10412751575.html

 

これを拝見していて共感したのが、
> 良く知っている所だけに、
> 伝えるポイントを絞りきれなかったのが原因。
の一文で、実際にはそんなことは全くなくて、
私達はとても興味深くお話を聞かせていただいたのですが、
「詳しい事ほど絞りきれない」のは自分も経験があるため、
頷きながら拝見させていただきました。

 

具体的にはそのせいで提案力のないプレゼンになり、
取り損ねてしまったお仕事などもあるのですが^^;
よく知っている事ほど臨機応変にケースバイケースで対応しているので、
思考回路が条件分岐し過ぎて要点がまとまらなかったり、
手短にと言われてもなかなかひとことでは伝えきれないんですよね。

 

それで思い出すのが、前職を退職する時の自分の業務の引き継ぎです。
退職時の私は、クライアント企業に出向して働く駐在社員のような形だったので、
会社から離れて他の組織で働く私の業務はあまり理解されておらず、
後任の人選のため会社(出向元)の上司から、
「結局あなたは今までどんな業務をやっていたの?」と聞かれたわけです。

 

ところが、思い返せば現場統括リーダー職の自分にこれと言ったルーチンは何もなく、
その都度その都度発生するトラブルや課題や依頼された案件や業務など、
目の前の山を崩すがごとく手当たり次第に対応するのが仕事だったなぁなどと思い、
一瞬、「一体これをどうやって説明しようか…」と。。。

 

ひとつひとつを説明すれば膨大に時間がかかってしまうし、
かといって「自分の業務はこれこれです」と明確に言えるものもなし、
結局、「いやぁ、その場に居るだけで別に決まった仕事はなかったですよ。」
な~んて思わずシンプルに答えてしまったのだけど、
今思えばこれはよくなかったと思います。
(でも実際は、ホントの事なんですけどネ(笑))

 

その後、「イマイチよくわからないから書き出してくれ」と言われて、
一応リストは作ってみたのですが、冒頭のようにケースバイケースの業務が多すぎて、
"○○のときには△△する"、"□□に対しては××を行う"などと言った、
固定的な事はとても書けません。

 

私は今までの様々な仕事や職場で、責任者が人事異動などで変わってしまうと、
上司同士の引き継ぎがほとんどされていない事に不満を感じ、
毎回一からやり直しになることに無駄を感じていたりしましたが、
自分がその立場になってみると、
上の仕事になればなるほど裁量権があって自己判断の機会も増え、
在職中はそれぞれが自分のやりやすい独自のスタイルになっていくので、
そういった暗黙の空気のようになっている物事ほど、
詳細な引き継ぎなんて無理かも…と思うようになりました。

 

ですが一方でその半面、あまり属人的な比重が高まるのもどうよ?と思い始め、
最近はバックアップ要員の必要性を痛感するようになりました。
その人が居なくなったら誰も何もわからないし何もできない、では、
組織としても仕事としてもまずいと思います。
だから上の人も下の人も、相手が何をやっているのか、
常に意識して同期しておく必要があるように感じます。
(私にはそれをやってくれる人が誰もいなかったと思う。お願したんだけどねぇ…)

 

今なぜこういった事を書くかというと、
所属しているある会からホームページの提案と仮作成を求められているからで、
今までの経験上、この分野こそ「属人の極み!」と思っちゃっているからです(笑)

 

ことPCやインターネットに関しては、わかる人とそうでない人の差が激しく、
ちょっとでも詳しくて好意でやってくれる人が組織内にいたりすると、
周りは全権委任でそれに関するすべてをその方に集中させてしまいがちですが、
結果として、管理者がいなくなり放置されているホームページがどれほど多い事か。

 

会社でも学校でも団体でもサークルでも、熱心な担当者がいなくなってしまうと、
更新はおろかそういったサイトが自分達にあることさえ誰もわからなくなって、
「毎月引かれているこの金額は一体何の契約ですか?」というお問い合わせも、
プロバイダーのときにたくさん受けました。

 

だからそうならないように、担当者は一人だけ詳しくならず、
周りの人はわからないからと言って人任せにせず、
人が一人欠けても問題なく運用されていくような、
意識としくみが大事だといつも思っています。

 

なんせ、一人の人がものすごくその業務に詳しくなってしまうと、
そのときはすでに他人に上手く説明できないほどになっているんですから(笑)、
そうなる前に周りが関与してあげたらいいですよね。
担当の方も、「これは自分しかできない仕事」といった、
優越感とプライドで業務を囲い込まずに、
課題やテーマをオープンにしてグループ内で共有できたらいいですよね。
それが物事が長く確実に続いて行く方法のひとつなんじゃないかなぁなんて、
この頃思っている私です。(しかも担当者、好きな時に休めるぞ!(爆))

 

そのためにはまず恐怖を捨てること。
担当者は自分の存在価値が下がる恐怖、
周りの人は無知が明るみになる恐怖、
それをそれぞれがクリアして、
全体の目標のために共に歩いて行けたらいいのに、と思います。

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人材育成コンサルタント、プロコーチ、研修・講演講師 笹崎久美子の外部ブログ。
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