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署名の下に本文を書いたC君


このシリーズは、「ダメダメ社員なんてホントはいない」
という考え方をベースに、
それじゃどうすればいいの?というところを、
自分なりに書いています。


署名の下に本文メール


職場の統括リーダーとして
業務管理やスタッフの指導・育成を担当していたときに、
署名を一番上に配置してメールを書く
C君という人がいました。(画像はその再現イメージです)


新しく採用した新人の一人で、
研修期間中に日々教わった項目を、
毎日メールで自分宛てに提出させていたときのことです。


最初は初心者ゆえの何かの間違いと大目に見ていましたが、
次の日もまたその次の日も、その書式でメールが送られてくるので、
さすがにこれは言った方がいいと思い、
C君に尋ねました。


「C君、C君のメールって、
いつも署名が一番上にあるけど、
これは前の職場で教わった事?」


就業経験のある人を採用している職場なので、
新人さんは転職者がほぼ100%です。
前の職場で何をどう教えられてきたかわからないので、
こういうときは、頭ごなしに指摘するのは、
よくないのです。


実際に電話での言い回しやメールの表現など、
あまり一般的ではない独自のスタイルが
前職で身についている人もよくいるからです。
でもそれはその人の非ではないもんね。
(余談ですが某社さんではメール本文の一番最終行に
句読点の「。」を二つ打つ習慣があるそうですよ?)


C君は答えました。


「いや、メールを作成しようとしたら、
自動的に署名が上に出てきたので、
普通にそのまま続けて書いていたんですが・・・」


確かにスタッフ用のPCは、
振り分けや署名などが最初から設定してあるので、
それも一理あるのです。
そしてC君の前職はPCを使わない仕事だったので、
ビジネスメールに不慣れなこともわかります。


だけど、就業してからその時点で一週間。
スタッフのPCにはお客様からのお問合せや、
こちらからの回答が共有されてどんどん入って来るので、
「朝一番にPCを起動したら、まずメールに目を通してね」
という指示を守ってくれているなら、
ビジネスメールの構成とかレイアウトとか、
そう言った事は、見ていればわかると思うんだけどなぁ・・・


「C君、ほかの人達は、みんな署名を一番下に配置しているよ?
署名を一番上にしてメールを書くのはC君だけなんだけど、
そう言う事には気が付かなかった?」


「いやぁ、全然気が付きませんでした」


「あ、そう。他の人のメールを見てね、というのは、
そう言う事なの。
内容を読むだけでなく、構成とかレイアウトとか、
言い回しとか、改行している様子とか、
そういったところもよくみて、
自分がメールを書くときの参考にするのね。
ビジネスメールって暗黙の決まりみたいなのがあるので、
人の真似をするのが大事なんだよ?」


「あぁ、そうなんですか。
いやぁ、全然知らなかった。」


知らなくても、他の人のを見れば普通はわかるよね?
というのは、あくまでもこちらの感覚で、
----------------------------------------------
①他人のメールと自分のメールの違いを確かめる
②他人はどのように書いているか意識してよく見る
③全体から共通ルールを把握する
④自分のメールの作成方法もそれに合わせて変更する
----------------------------------------------
というのは、前項で書いた「非言語」の部分なので、
何も言わなくてもそのようにできる人と、
そうでない人がいるわけです。


で、ここで言いたいのは「そうでない人」に対しては、
そこからの指導が必要になるということです。


新しい職場で新人さんは、先輩達の振る舞いを観察して、
言われなくても、なんとなく
先輩達がやっているように行動しますが、
非言語に弱い人は、その情報獲得のセンサー感度が低いので、
「最初は真似をしてね」
「先輩達のやり方を覚えて、それと同じように◯◯してね」
と、まずひとこと、早い段階で
意識して合わせるように言ってあげないと、
その後オリジナル路線を突っ走ることになります^^


今の職場では、年長者や先輩と言えども、
新人スタッフに「変な事」を「変だ」と
ストレートに指摘できる文化はあまりありません。


「気が付いていたのなら、注意してあげたらいいのに?」
と先輩スタッフに水を向けると、ほとんどの人達が、
「自分がそう言う事を言っていいかどうかわからない」
「リーダーじゃないのでそう言う事は言いにくい」と言います。


その是非はともかくとして、現状は、
そこをきちんと言ってあげられるのは、
身近なリーダーさんしかいないので、
ダメダメ社員の候補になりそうな人に対しては、
身近なリーダーさんの早めの対処が必須とも言えます。


もちろんC君は次の日から、
正しいメールを送ってくるようになりました。


入り立ての新人さんは素直でやる気があるので、
その段階で、適切なダメ出しと指導をしてあげることが、
ダメダメ社員をつくらない大事なポイントではないでしょうか。









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人材育成コンサルタント、プロコーチ、研修・講演講師 笹崎久美子の外部ブログ。
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